Mở quán cà phê, quán ăn hay cửa hàng tạp hóa, tới lúc cần in hóa đơn cho khách thì câu hỏi đầu tiên gần như luôn là: mua máy in bill loại nào, khổ 58 hay 80, có cần loại kết nối WiFi không. Tại cửa hàng chúng tôi, đây là nhóm câu hỏi được hỏi nhiều nhất trong năm nay.

Bài này giải thích để quý khách tự chọn được, kể cả khi không mua ở chỗ chúng tôi. Phần quan trọng nhất không phải là hãng nào, mà là chọn đúng khổ giấy và đúng cách kết nối cho mô hình bán hàng của mình — chọn sai hai thứ đó thì máy tốt tới đâu cũng bất tiện.

Máy in bill khác máy in thường ở chỗ nào

Máy in bill (còn gọi là máy in nhiệt, máy in hóa đơn) không dùng mực. Đầu in làm nóng, giấy nhiệt đổi màu ở chỗ bị làm nóng, ra chữ. Vì vậy:

Không có chi phí mực, chỉ có chi phí giấy. Đây là lý do nó rẻ hơn hẳn khi in số lượng lớn hóa đơn nhỏ.
In rất nhanh — một hóa đơn vài giây, không cần khởi động như máy laser.
Chữ sẽ phai theo thời gian, nhất là khi gặp nóng, nắng hoặc dầu mỡ. Hóa đơn cần lưu lâu thì không nên chỉ dựa vào tờ giấy nhiệt.
Chỉ in được một khổ giấy cố định, không in A4, không in màu.

Nếu quý khách cần in cả hóa đơn khách hàng và giấy tờ A4 (phiếu nhập, hợp đồng, báo giá), thì đó là hai máy khác nhau: một máy in bill cho quầy và một máy in laser cho văn phòng. Ghép một máy làm cả hai việc là chỗ nhiều người tốn tiền oan.

Khổ 58mm hay 80mm: quyết định theo nội dung hóa đơn

Đây là lựa chọn gần như không sửa được sau khi đã mua, vì giấy và máy đi theo cặp.

Khổ 58mm (giấy K57) — bill hẹp, in được khoảng 32 ký tự một dòng. Phù hợp khi hóa đơn chỉ có vài món: quán cà phê take-away, xe nước, tiệm bánh, quầy vé, cửa hàng bán lẻ ít mặt hàng mỗi lần. Máy gọn, giấy rẻ hơn và dễ mua lẻ.

Khổ 80mm (giấy K80) — bill rộng, in được khoảng 48 ký tự một dòng, đủ chỗ cho tên món dài, số lượng, đơn giá, thành tiền thẳng cột. Phù hợp quán ăn, nhà hàng, quán lẩu nướng, cửa hàng vật liệu, tiệm thuốc — nơi hóa đơn hay dài 10–20 dòng và khách thực sự đọc hóa đơn.

Một cách thử rất đơn giản mà chúng tôi hay khuyên: lấy một hóa đơn dài nhất mà quán từng xuất, đếm xem dòng tên món dài nhất có bao nhiêu chữ. Nếu tên món thường bị cắt hoặc phải xuống dòng thì chọn 80mm, đừng tiết kiệm ở chỗ này.

Cổng kết nối: chọn theo cách quầy của quý khách vận hành

Phần này gây nhầm lẫn nhiều nhất, nên chúng tôi nói cụ thể.

USB — máy in cắm trực tiếp vào một máy tính hoặc máy POS. Ổn định nhất, rẻ nhất, nhưng chỉ máy đó in được. Phù hợp quầy một máy, một người thu ngân.
LAN (cổng mạng RJ45) — máy in có địa chỉ IP riêng, cắm vào switch hoặc router. Nhiều máy tính, nhiều điện thoại trong cùng mạng đều in được. Đây là lựa chọn chúng tôi khuyên cho quán ăn có quầy thu ngân và máy in phụ ở bếp, hoặc cửa hàng có hai quầy.
Bluetooth — in từ một điện thoại hoặc máy tính bảng. Tiện cho bán hàng di động, shipper, bán ở chợ. Nhược điểm: mỗi lần chỉ ghép ổn định với một thiết bị, và tầm hoạt động ngắn.
WiFi — nghe hấp dẫn nhất nhưng thực tế là loại hay bị khách gọi kỹ thuật nhiều nhất. Mỗi lần đổi modem, đổi mật khẩu WiFi hay mất điện là có thể phải cài lại. Nếu quầy cố định, chúng tôi khuyên dùng LAN thay vì WiFi.

Lưu ý thực tế ở Cà Mau: nhiều quán dùng modem nhà mạng với rất ít cổng LAN. Nếu định đi hướng LAN, quý khách nên tính thêm một switch nhỏ — thuộc nhóm thiết bị mạng — ngay từ đầu, thay vì tới lúc lắp mới phát hiện thiếu cổng.

Bảng chọn nhanh theo loại hình kinh doanh

Loại hình	Khổ giấy	Kết nối nên dùng	Có cần dao cắt tự động
Quán cà phê take-away, xe nước	58mm	USB hoặc Bluetooth	Nên có
Quán ăn, quán lẩu nướng có bếp riêng	80mm	LAN (2 máy: quầy + bếp)	Bắt buộc
Tạp hóa, cửa hàng bán lẻ nhỏ	58mm hoặc 80mm	USB	Nên có
Tiệm thuốc, cửa hàng vật liệu	80mm	USB hoặc LAN	Bắt buộc
Bán hàng di động, giao hàng	58mm	Bluetooth	Không cần thiết
Siêu thị mini, 2 quầy trở lên	80mm	LAN	Bắt buộc

Dao cắt tự động, tốc độ in và những thứ đáng tiền

Dao cắt tự động là khoản chênh lệch đáng chi nhất. Máy không có dao cắt buộc nhân viên xé giấy bằng tay theo mép răng cưa — nghe nhỏ nhưng với quán bán hàng trăm hóa đơn mỗi ngày thì vừa chậm vừa làm bill xấu, và bill hay bị xé lệch mất một phần thông tin.

Tốc độ in thường ghi bằng mm/giây. Với quán nhỏ thì con số này ít quan trọng, vì hóa đơn ngắn. Chỉ khi quán đông vào giờ cao điểm và hóa đơn dài thì mới cảm nhận được khác biệt.

Độ bền đầu in là thứ không thấy trên tờ thông số nhưng quyết định tuổi thọ máy. Yếu tố ảnh hưởng lớn nhất lại là giấy: giấy quá mỏng hoặc giấy kém chất lượng làm đầu in nóng hơn và mòn nhanh hơn. Tiết kiệm vài nghìn một cuộn giấy để rồi thay đầu in là tính toán sai.

Thứ không cần thiết: màn hình cảm ứng trên máy in, đèn LED trang trí, khả năng in logo màu. Với máy in nhiệt, logo in ra vẫn là đơn sắc.

Phần mềm bán hàng và hóa đơn điện tử

Máy in bill chỉ là thiết bị xuất giấy. Nội dung hóa đơn do phần mềm bán hàng tạo ra. Vì vậy trước khi chọn máy, quý khách nên biết mình sẽ dùng phần mềm gì, vì phần mềm quyết định máy in cần driver nào và hỗ trợ khổ giấy nào.

Về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: quy định hiện hành yêu cầu một số nhóm hộ kinh doanh và doanh nghiệp phải áp dụng, tùy ngành nghề và mức doanh thu. Chúng tôi không tư vấn thay cơ quan thuế — quý khách nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế địa phương hoặc đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để biết mình có thuộc diện phải áp dụng hay không. Nếu thuộc diện, hãy chọn phần mềm bán hàng có kết nối hóa đơn điện tử trước, rồi mới chọn máy in theo phần mềm đó — làm ngược lại rất dễ phải mua máy lần hai.

Những lỗi khách hay gặp sau 6 tháng dùng

Bill in ra trắng hoặc mờ dần — hầu hết là do giấy, không phải do máy. Thử cuộn giấy khác trước khi gọi kỹ thuật.
In ra chữ loạn, ký tự lạ — thường do sai driver hoặc sai khổ giấy trong thiết lập phần mềm.
Kẹt giấy liên tục — kiểm tra lại chiều cuộn giấy khi lắp, và vệ sinh bụi giấy trong khoang.
Máy LAN tự nhiên không in được — thường là modem đổi IP sau khi mất điện. Khắc phục bằng cách đặt IP tĩnh cho máy in ngay từ lúc lắp.
Đầu in xước, ra sọc dọc trên bill — đã tới lúc vệ sinh đầu in, và nên xem lại loại giấy đang dùng.

Câu hỏi thường gặp

Máy in bill khổ 80 có in được giấy 58 không?

Nhiều máy 80mm có kèm thanh chặn để kẹp giấy 58mm, nhưng chúng tôi không khuyên dùng lâu dài: giấy hay bị lệch và phần mềm phải thiết lập lại khổ in. Nếu đã biết chắc dùng 58mm thì mua máy 58mm cho gọn và rẻ hơn.

Giấy in nhiệt có hạn sử dụng không?

Giấy không hỏng theo ngày, nhưng để lâu trong môi trường nóng ẩm thì bề mặt nhiệt kém đi và bill in ra nhạt. Ở Cà Mau độ ẩm cao, chúng tôi khuyên mua lượng vừa đủ dùng trong 2–3 tháng và giữ giấy trong túi kín, tránh để sát tường hoặc dưới sàn.

Có nên mua máy in bill cũ cho tiết kiệm?

Phần rủi ro nhất của máy cũ là đầu in và dao cắt — hai bộ phận mòn theo số lượng bill đã in, mà không có cách nào kiểm tra nhanh tại chỗ. Nếu ngân sách hạn chế, chúng tôi khuyên mua máy mới loại cơ bản còn bảo hành thay vì máy cũ loại cao cấp.

Lắp một máy in bill mất bao lâu?

Cắm USB và cài driver thì khoảng 15–20 phút. Lắp theo mạng LAN với IP tĩnh, có thêm máy in bếp, thường mất 45–60 phút vì phải thiết lập cả trong phần mềm bán hàng.

Chúng tôi có sẵn máy in bill khổ 58mm và 80mm, giấy K57 và K80, và nhận lắp đặt — bao gồm đặt IP tĩnh, cài driver, cấu hình khổ giấy trong phần mềm bán hàng và in thử tại quầy trước khi giao. Nếu quý khách chưa chắc nên chọn khổ nào, cứ mang theo một tờ hóa đơn quán đang dùng hoặc chụp ảnh gửi trước, chúng tôi xem là biết. Hỗ trợ kỹ thuật 0839 211 242. Cửa hàng Tawin Thế Giới Số, 100 Ngô Quyền, phường An Xuyên, TP. Cà Mau, mở cửa 7h30 – 17h.