Cài máy in
Cài máy in qua WiFi và in từ điện thoại: hướng dẫn từng bước và cách sửa khi không tìm thấy máy in
Máy in có WiFi giờ đã phổ thông, nhưng phần cài đặt vẫn làm nhiều người bỏ cuộc rồi quay lại cắm dây USB. Thực tế quy trình chỉ gồm hai việc: đưa máy in vào đúng mạng WiFi của nhà bạn, rồi để máy tính và điện thoại nhìn thấy nó.
Dưới đây là hướng dẫn chúng tôi vẫn làm cho khách ở cửa hàng, kèm danh sách nguyên nhân thường gặp khi máy tính báo không tìm thấy máy in — phần này mới là chỗ mất thời gian nhất.
Ba cách in không dây, đừng lẫn với nhau
| Cách kết nối | Nguyên lý | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| WiFi hạ tầng (qua router) | Máy in nối vào mạng WiFi của nhà, mọi máy tính và điện thoại trong nhà đều in được | Dùng lâu dài, nhiều người in — nên chọn cách này |
| WiFi Direct | Máy in tự phát ra một mạng WiFi riêng, thiết bị nối trực tiếp vào máy in | Không có router, hoặc in nhanh một lần. Khi nối vào thì thiết bị thường mất internet |
| Ứng dụng của hãng / in qua đám mây | Gửi tệp qua internet tới máy in đã đăng ký tài khoản | In từ xa, in khi không cùng mạng. Cần internet và tài khoản hãng |
Nếu không có lý do đặc biệt, hãy dùng cách thứ nhất. Hai cách còn lại nên coi là phương án dự phòng.
Bước 1: đưa máy in vào mạng WiFi của nhà bạn
Có ba đường làm, chọn đường nào máy in của bạn hỗ trợ:
- Nhập trực tiếp trên màn hình máy in. Vào Menu hoặc Setup, tìm mục Network hay Wireless, chọn Wireless Setup Wizard, chọn tên WiFi nhà bạn rồi nhập mật khẩu. Cách này rõ ràng nhất, dùng được với máy in có màn hình cảm ứng hoặc màn hình nhỏ có phím điều hướng.
- Dùng nút WPS. Bấm giữ nút WiFi hoặc WPS trên máy in khoảng 3 giây tới khi đèn WiFi nháy, rồi bấm nút WPS trên router trong vòng hai phút. Nhanh nhưng chỉ chạy nếu router còn bật WPS.
- Dùng ứng dụng của hãng trên điện thoại. HP Smart, Canon PRINT, Epson Smart Panel, Brother Mobile Connect hoặc ứng dụng tương ứng. Ứng dụng sẽ tìm máy in và truyền thông tin WiFi giúp bạn. Với máy in không có màn hình, đây thường là cách duy nhất.
Hai lưu ý quan trọng: máy in phổ thông thường chỉ bắt được WiFi băng tần 2.4GHz, không vào được băng 5GHz. Nếu router phát hai tên khác nhau, hãy cho máy in vào tên 2.4GHz. Và mật khẩu WiFi phải nhập đúng từng ký tự, phân biệt chữ hoa chữ thường.
Làm xong, in trang báo cáo mạng từ chính máy in (Network Configuration Page). Trang đó ghi địa chỉ IP máy in — hãy chụp lại, vì bước sau sẽ cần.
Bước 2: thêm máy in vào Windows 10 và Windows 11
Vào Settings, chọn Bluetooth & devices, chọn Printers & scanners, bấm Add device. Chờ Windows tìm. Khi thấy đúng tên máy in, bấm Add device là xong — Windows tự tải driver trong phần lớn trường hợp.
Nếu Windows tìm mãi không thấy, đừng chờ. Bấm dòng “The printer that I want isn’t listed”, chọn “Add a printer using an IP address or hostname”, loại thiết bị chọn TCP/IP Device, rồi nhập đúng địa chỉ IP in ở trang báo cáo mạng. Cách thêm bằng IP này gần như luôn thành công và cũng ổn định hơn về sau.
Với máy in cũ hoặc máy in văn phòng chuyên dụng, nên tải driver từ trang chủ của hãng thay vì dùng driver Windows tự chọn, vì driver của hãng mới có các tùy chọn in hai mặt, chọn khay giấy, in khổ A3.
Bước 3: in từ điện thoại
iPhone và iPad dùng chuẩn AirPrint. Nếu máy in có hỗ trợ AirPrint và đang cùng mạng WiFi, bạn chỉ cần mở tệp, bấm biểu tượng chia sẻ, chọn In rồi chọn máy in — không cần cài gì thêm.
Điện thoại Android dùng chuẩn Mopria. Vào Cài đặt, tìm mục Dịch vụ in (Printing), bật Mopria Print Service hoặc Dịch vụ in mặc định. Sau đó mở tệp và chọn In. Nếu máy in không hiện ra, cài thêm ứng dụng của hãng rồi in từ trong ứng dụng đó.
Hai điều kiện bắt buộc cho cả hai nền tảng: điện thoại và máy in phải cùng một mạng WiFi, và nếu router có bật chế độ cách ly thiết bị (AP Isolation) thì phải tắt — chế độ này chặn các thiết bị nhìn thấy nhau. Mạng WiFi khách thường bật sẵn cách ly, nên in từ mạng khách hay thất bại.
Khi máy tính không tìm thấy máy in: những nguyên nhân thật sự
- Máy in và máy tính không cùng mạng. Máy tính nối WiFi 5GHz, máy in ở 2.4GHz nhưng router cấu hình thành hai mạng tách biệt. Hoặc một bên đang nối vào mạng khách.
- Máy in bị đổi IP. Router cấp IP động, mất điện xong máy in nhận IP khác, driver cũ vẫn gọi IP cũ. Cách chữa gốc là đặt IP tĩnh cho máy in trong phần cài đặt máy in, hoặc gán IP cố định theo địa chỉ MAC trong router.
- Router bật AP Isolation hoặc tách mạng IoT. Thiết bị thấy internet nhưng không thấy nhau.
- Tường lửa hoặc phần mềm diệt virus chặn. Thử tạm tắt để kiểm tra, nếu vào được thì thêm ngoại lệ chứ đừng tắt luôn.
- Dịch vụ Print Spooler trên Windows bị treo. Mở Services, tìm Print Spooler, bấm Restart.
- Dùng lại driver của máy in khác. Xóa hẳn máy in trong Printers & scanners rồi thêm lại bằng IP.
- Máy in thật sự chưa vào WiFi. Đèn WiFi nháy chậm hoặc tắt là dấu hiệu. In lại trang báo cáo mạng để xác nhận.
Máy in không có WiFi thì in không dây được không?
Được, bằng hai cách. Cách thứ nhất: cắm máy in vào một máy tính luôn bật rồi chia sẻ máy in đó trong mạng nội bộ. Cách thứ hai, gọn hơn cho cửa hàng: dùng bộ chuyển USB sang mạng (print server) hoặc router có cổng USB hỗ trợ chia sẻ máy in. Máy in cũ cắm vào đó là thành máy in mạng cho cả nhà dùng. Chúng tôi vẫn làm cách này cho nhiều tiệm có máy in laser cũ còn tốt, không cần bỏ máy.
Riêng với máy in bill dùng ở quầy thu ngân, chúng tôi thường khuyên dùng bản có cổng LAN và đặt IP tĩnh thay vì bản WiFi — in hóa đơn cần tức thì và không được phép trượt, dây mạng ổn định hơn. Các dòng máy in văn phòng thì bản WiFi rất tiện. Phần router, switch và print server nằm ở mục thiết bị mạng.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao in được một lúc rồi hôm sau lại không in được?
Gần như luôn là do máy in đổi địa chỉ IP sau khi mất điện hoặc router khởi động lại. Đặt IP tĩnh cho máy in là xử lý được hẳn, không phải thêm lại máy in mỗi lần.
Máy in WiFi có in được khi nhà mất internet không?
Được, miễn router vẫn có điện và vẫn phát WiFi. Việc in trong nhà không cần internet. Chỉ có in qua ứng dụng đám mây của hãng mới cần internet.
Nên dùng WiFi Direct hay WiFi qua router?
Qua router, trong mọi trường hợp có router. WiFi Direct khiến thiết bị của bạn rời khỏi mạng nhà và mất internet trong lúc in, lại chỉ phục vụ được một thiết bị tại một thời điểm.
Cửa hàng có hai máy in, in sai máy hoài, xử lý sao?
Đổi tên hai máy in trong Windows thành tên dễ phân biệt như “In A4 quầy trước” và “In bill thu ngân”, rồi đặt máy in mặc định là máy dùng nhiều nhất. Mất hai phút nhưng tiết kiệm rất nhiều giấy.
Nếu bạn đã thử hết mà máy vẫn không in, đừng cài thêm phần mềm lạ trên mạng. Mang máy in tới cửa hàng hoặc gọi để chúng tôi hỗ trợ từ xa. Hỗ trợ kỹ thuật: 0839 211 242, quản lý: 0949 211 242. Tawin Thế Giới Số, 100 Ngô Quyền, phường An Xuyên, TP. Cà Mau, mở cửa 7h30 – 17h. Chúng tôi cài máy in, đặt IP tĩnh và dựng chia sẻ in trong mạng nội bộ cho gia đình, cửa hàng và văn phòng.
