Rất nhiều cửa hàng ở Cà Mau đến hỏi chúng tôi cùng một câu: tiệm vừa cần in hóa đơn bán hàng, vừa thỉnh thoảng in hợp đồng, bảng giá, giấy tờ A4, vậy mua một máy in làm được hết hay mua hai máy riêng? Câu trả lời ngắn là hai máy riêng, nhưng lý do thì đáng đọc kỹ, vì chọn sai kiểu máy là tốn tiền giấy mực mỗi tháng chứ không chỉ tốn một lần.

Hai loại máy này in bằng hai công nghệ khác nhau

Máy in bill (còn gọi là máy in nhiệt, in hóa đơn) không dùng mực. Đầu in làm nóng cục bộ lên cuộn giấy cảm nhiệt và chữ hiện ra. Vì vậy máy in bill chỉ in được trên đúng loại giấy cảm nhiệt khổ 57mm hoặc 80mm, in rất nhanh, chi phí mỗi tờ gần như chỉ là tiền giấy.

Máy in A4 thì ngược lại: in phun bắn mực lỏng lên giấy, in laser nung bột mực bám lên giấy. Cả hai đều in được đủ loại giấy thường, nhưng tốc độ ra một tờ tính bằng giây chứ không tính bằng tích tắc, và mỗi tờ đều tốn mực.

Nói cách khác, không có máy nào vừa in nhiệt vừa in laser. Cái gọi là máy in đa năng (in, scan, copy) vẫn là máy A4, chỉ gộp thêm máy quét chứ không gộp được chức năng in bill.

Vì sao dùng máy A4 để in hóa đơn là lựa chọn tốn kém

Về mặt kỹ thuật thì vẫn in được: nhiều phần mềm bán hàng cho phép xuất hóa đơn ra khổ A5 hoặc A4. Nhưng khi tính ra tiền thì khác hẳn.

Tiêu chí	Máy in bill (in nhiệt)	Máy in A4 (laser/phun)
Thời gian in một hóa đơn	Khoảng 1–2 giây	Khoảng 8–15 giây (tính cả thời gian máy khởi động cơ cấu in)
Vật tư tiêu hao	Chỉ giấy cuộn cảm nhiệt	Giấy A4 cộng mực
Khổ giấy	57mm hoặc 80mm, cắt tự động	A4 hoặc A5, phải cắt tay nếu muốn nhỏ
Tiếng ồn và nhiệt	Rất êm	Laser tỏa nhiệt, có tiếng kéo giấy
Phù hợp để in hợp đồng, bảng giá	Không	Có
Chịu được tần suất in liên tục	Rất tốt	Tốt với laser, kém với in phun

Một cửa hàng in 100 hóa đơn mỗi ngày mà dùng máy A4 sẽ tốn 100 tờ giấy A4 và lượng mực tương ứng, trong khi cùng số đó trên máy in bill chỉ là vài mét giấy cuộn. Chưa kể khách phải đứng chờ lâu hơn ở quầy.

Khi nào thật sự chỉ cần một máy?

Có vài trường hợp một máy là đủ, và chúng tôi luôn nói thẳng để khách khỏi mua thừa:

Cửa hàng xuất rất ít hóa đơn, kiểu dưới 10 tờ một ngày, và khách không yêu cầu bill nhiệt: lúc đó một máy in laser đa năng là đủ.
Văn phòng, công ty dịch vụ chỉ in giấy tờ, hợp đồng, báo cáo: chỉ cần máy A4, thậm chí nên chọn bản có scan và ADF để khỏi mua thêm máy quét.
Quầy hàng nhỏ, bán theo kiểu ghi sổ, chỉ cần phiếu thu đơn giản: một máy in bill là đủ, chưa cần máy A4.

Ngược lại, nếu tiệm bán lẻ có quầy thu ngân hoạt động cả ngày và vẫn phải in giấy tờ hành chính, thì hai máy riêng gần như luôn rẻ hơn và đỡ phiền hơn về lâu dài.

So sánh nhanh hai phương án trang bị máy in cho cửa hàng vừa bán lẻ vừa làm giấy tờ.

Chọn cấu hình theo từng mô hình cửa hàng

Mô hình	Nên trang bị	Ghi chú
Tạp hóa, cửa hàng tiện lợi	Máy in bill 80mm + máy in laser đen trắng	Máy in bill nên có cổng USB và LAN để linh hoạt
Quán cà phê, quán ăn	Máy in bill 80mm ở quầy + máy in bill 58mm ở bếp (nếu cần)	Máy A4 chỉ cần khi in thực đơn, bảng giá
Shop bán online	Máy in tem nhãn vận đơn + máy in laser	Tem vận đơn cần máy in nhãn, không phải máy in bill
Văn phòng, công ty	Máy in laser đa năng có ADF	Ưu tiên bản có mạng LAN hoặc WiFi để nhiều máy cùng in
Tiệm photo, dịch vụ in ấn	Máy laser A4 tốc độ cao, có thể thêm A3	Nên chọn dòng dùng hộp mực dung lượng lớn

Những lỗi chọn sai chúng tôi hay gặp

Mua máy in bill loại chỉ có cổng USB rồi mới nhận ra cần đặt máy xa. Nếu quầy thu ngân và máy tính không nằm cạnh nhau, hãy chọn bản có cổng LAN ngay từ đầu, kéo dây mạng rẻ và ổn định hơn kéo USB dài.

Mua máy in phun để in hóa đơn. In phun ít dùng sẽ khô đầu phun, mà in nhiều thì tốn mực. Với cửa hàng, laser gần như luôn hợp lý hơn.

Mua máy in nhãn nhưng dùng giấy cảm nhiệt thường. Tem dán vận đơn cần decal cảm nhiệt có keo, dùng sai loại thì tem không bám hoặc chữ bay sau vài ngày.

Không tính chỗ đặt máy. Máy in bill cần chỗ thay cuộn giấy nhanh, nên để nơi dễ mở nắp. Máy laser cần khoảng hở phía sau cho thoát nhiệt.

Lắp đặt và cài đặt tại Cà Mau

Khi khách mua tại cửa hàng, chúng tôi cài sẵn driver, chỉnh khổ giấy đúng 58mm hoặc 80mm trong phần mềm bán hàng, chạy thử vài chục hóa đơn để chắc chắn máy không bị lệch dòng hay cắt giấy sai, và hướng dẫn cách thay cuộn giấy, xử lý kẹt giấy. Với máy in mạng, chúng tôi đặt địa chỉ IP cố định để máy không mất kết nối mỗi lần khởi động lại modem.

Bạn có thể xem các dòng máy in bill và máy in A4 đang có tại cửa hàng; nếu cần đặt máy in ở xa quầy thì xem thêm thiết bị mạng để đi dây LAN hoặc gắn thêm switch.

Câu hỏi thường gặp

Máy in bill có in được chữ màu không?

Không. In nhiệt chỉ ra một màu, thường là đen (một số loại giấy đặc biệt ra màu đỏ hoặc xanh). Nếu cần logo nhiều màu trên hóa đơn thì phải đặt in sẵn trên giấy cuộn.

Hóa đơn in nhiệt để lâu có bị mờ không?

Có. Giấy cảm nhiệt phai dần theo thời gian, nhanh hơn khi để nơi nóng hoặc có nắng. Hóa đơn cần lưu lâu nên chụp lại hoặc lưu bản mềm trong phần mềm bán hàng, đừng chỉ dựa vào tờ giấy.

Một máy in A4 có cắm chung cho nhiều máy tính trong tiệm được không?

Được, nếu máy có cổng LAN hoặc WiFi. Nếu máy chỉ có USB thì phải chia sẻ qua một máy tính, và máy đó phải luôn bật. Với tiệm có từ hai máy trở lên, chúng tôi khuyên chọn bản có mạng ngay từ đầu.

Tiệm nhỏ mới mở nên mua máy nào trước?

Mua máy in bill trước nếu bán lẻ có quầy thu ngân, vì đó là thứ dùng mỗi ngày. Máy A4 có thể bổ sung sau, lúc đó chọn luôn bản đa năng có scan để dùng được nhiều việc.

Chưa chắc nên mua máy nào, bạn cứ mang mẫu hóa đơn hiện tại hoặc nói rõ mỗi ngày in bao nhiêu tờ, chúng tôi tính giúp chi phí vật tư hằng tháng của từng phương án rồi hãy quyết định. Ghé Tawin Thế Giới Số – 100 Ngô Quyền, phường An Xuyên, TP. Cà Mau, mở cửa 7h30 – 17h, hoặc gọi hỗ trợ kỹ thuật 0839 211 242.