Th8
Nếu anh chị đang mở quán ăn, quán cà phê hay cửa hàng tạp hóa và phân vân nên mua máy in hóa đơn hay máy in tem mã vạch, câu trả lời ngắn gọn là: máy in hóa đơn dùng để in phiếu tính tiền đưa khách, còn máy in tem mã vạch dùng để in tem dán lên sản phẩm. Hai loại này không thay thế được cho nhau.
Quán ăn, quán nước thường chỉ cần máy in hóa đơn. Cửa hàng bán lẻ nhiều mặt hàng như tạp hóa, nhà thuốc, shop quần áo thì nên có cả hai. Bài viết này Tawin sẽ giúp anh chị chọn đúng loại máy, đúng khổ giấy và đúng cổng kết nối để không phải đổi máy sau vài tháng sử dụng.
Máy in hóa đơn và máy in tem mã vạch khác nhau ở đâu?
Nhiều anh chị mới mở cửa hàng thường gọi chung cả hai là “máy in bill”. Thực tế đây là hai thiết bị khác nhau về cơ chế in, loại giấy và cả mục đích sử dụng.
Máy in hóa đơn
Máy in hóa đơn in trên giấy nhiệt dạng cuộn. Máy không dùng mực, đầu in làm nóng giấy để hiện chữ. Vì vậy chi phí vận hành thấp, chỉ cần mua giấy. Đổi lại, bản in sẽ phai dần theo thời gian, nhất là khi để nơi nóng hoặc có ánh nắng. Hóa đơn cần lưu lâu thì anh chị nên chụp lại hoặc lưu bản mềm trong phần mềm bán hàng.
Ưu điểm lớn nhất của máy in hóa đơn là tốc độ. Vào giờ cao điểm, một chiếc máy in bill tốt in xong phiếu trong vài giây và tự cắt giấy, giúp quầy thu ngân không bị ùn.
Máy in tem mã vạch
Máy in tem in trên giấy decal có lớp keo phía sau. Có hai kiểu: in nhiệt trực tiếp giống máy in bill, và in truyền nhiệt cần thêm cuộn mực ribbon. Kiểu in truyền nhiệt cho bản in bền hơn, chịu được cọ xát và ẩm, phù hợp tem dán lên hàng hóa để lâu.
Máy in tem chỉ phát huy giá trị khi anh chị có quản lý mã hàng trong phần mềm. Nếu cửa hàng còn ghi sổ tay thì mua máy in tem trước sẽ chưa dùng tới.
Chọn khổ giấy nào cho đúng?
Hóa đơn: K57 hay K80
K57 và K80 là chiều rộng cuộn giấy tính theo milimet. Khổ K80 in được nhiều cột hơn, chữ thoáng, khách dễ đọc, thường dùng cho quán ăn có nhiều món trên một hóa đơn. Khổ K57 gọn hơn, cuộn giấy nhỏ, tiết kiệm chỗ và tiết kiệm giấy, hợp với quầy nhỏ, xe đẩy, hoặc máy in cầm tay đi kèm điện thoại.
Điều quan trọng là chọn xong thì nên gắn bó lâu dài, vì mỗi khổ dùng một loại cuộn giấy riêng. Đổi khổ giữa chừng đồng nghĩa với việc tồn kho giấy cũ.
Tem: một tem, hai tem hay ba tem
Decal tem được chia theo số tem trên một hàng ngang. Tem một hàng thường to, đủ chỗ ghi tên sản phẩm dài, hạn dùng, giá. Tem hai hoặc ba hàng nhỏ hơn, in nhanh và rẻ hơn tính trên mỗi tem, hợp với hàng hóa nhỏ như mỹ phẩm, phụ kiện, thuốc.
Cổng kết nối: đừng chọn theo thói quen
Đây là chỗ nhiều anh chị chọn sai nhất. Cổng kết nối phải phù hợp với cách bố trí quầy chứ không phải chọn loại rẻ nhất.
- USB: đơn giản, ổn định, nhưng máy in phải nằm sát máy tính. Dây USB kéo dài quá vài mét dễ mất tín hiệu.
- LAN: máy in cắm vào mạng nội bộ, nhiều máy tính cùng in được. Rất hợp quán ăn có bếp và quầy tách rời, in phiếu bếp ở một nơi và hóa đơn ở nơi khác.
- Bluetooth hoặc WiFi: dùng khi anh chị bán hàng bằng điện thoại hoặc máy tính bảng, hoặc cần di chuyển máy in.
Nếu quán của anh chị dùng nhiều máy in trong cùng một hệ thống mạng, hãy kiểm tra lại thiết bị mạng đang có. Router yếu hoặc chia mạng không đúng là nguyên nhân phổ biến khiến máy in LAN lúc nhận lúc không. Anh chị có thể tham khảo các thiết bị mạng phù hợp cho cửa hàng.
Gợi ý theo từng mô hình kinh doanh
| Mô hình | Nên trang bị | Lý do |
|---|---|---|
| Quán cà phê, quán nước nhỏ | Một máy in hóa đơn khổ K80, cổng USB | Quầy gọn, ít mặt hàng, ưu tiên in nhanh và đơn giản |
| Quán ăn có bếp riêng | Hai máy in hóa đơn, cổng LAN | Một máy in phiếu bếp, một máy in hóa đơn cho khách |
| Tạp hóa, siêu thị mini | Máy in hóa đơn cộng máy in tem mã vạch | Cần dán tem giá lên kệ và lên sản phẩm để quét mã khi thanh toán |
| Nhà thuốc | Máy in hóa đơn cộng máy in tem in ribbon | Tem cần ghi rõ liều dùng, giữ chữ bền, không nhòe khi cầm nắm |
| Shop thời trang, phụ kiện | Máy in tem là chính, máy in bill khổ K57 | Chủ yếu dán tem giá lên sản phẩm, hóa đơn thường ngắn |
| Bán hàng lưu động | Máy in bill cầm tay Bluetooth | Gắn với điện thoại, không cần máy tính, dùng pin |
Ba sai lầm thường gặp khi mua máy in
Mua máy trước, chọn phần mềm sau
Phần mềm bán hàng mới là thứ quyết định. Có phần mềm chỉ hỗ trợ một số dòng máy in nhất định, hoặc chỉ in qua driver Windows chứ không in qua mạng. Anh chị nên chốt phần mềm trước, rồi mới chọn máy in theo danh sách phần mềm đó hỗ trợ.
Chỉ nhìn giá máy, quên chi phí giấy
Một cửa hàng bận rộn có thể dùng hết vài cuộn giấy mỗi tuần. Tính cả năm, tiền giấy có thể vượt tiền máy. Nên chọn khổ giấy phổ biến, dễ mua lại ngay tại Cà Mau thay vì khổ lạ phải đặt hàng từ xa.
Bỏ qua chuyện bảo hành và nơi sửa
Máy in là thiết bị chạy liên tục, đầu in và dao cắt là hai bộ phận hao mòn. Khi máy hỏng giữa giờ bán, anh chị cần chỗ sửa gần chứ không phải gửi máy đi xa. Anh chị có thể xem trước chính sách bảo hành của Tawin để nắm rõ quyền lợi.
Chi phí vận hành cần tính trước
Ngoài tiền mua máy, anh chị nên dự trù các khoản sau. Tawin không nêu con số cụ thể vì giá vật tư thay đổi theo thời điểm, anh chị gọi hỏi để có báo giá đúng ngày.
- Giấy in nhiệt cho máy in hóa đơn, mua theo thùng sẽ tiết kiệm hơn mua lẻ.
- Giấy decal và mực ribbon cho máy in tem, nếu dùng kiểu in truyền nhiệt.
- Thay đầu in sau một thời gian dài sử dụng, tùy sản lượng in mỗi ngày.
- Vệ sinh đầu in định kỳ, việc này anh chị tự làm được bằng cồn chuyên dụng.
Một mẹo nhỏ: đừng dùng giấy quá mỏng hoặc giấy trôi nổi. Giấy kém chất lượng làm mòn đầu in nhanh và để lại bụi giấy trong máy, dẫn tới kẹt giấy thường xuyên.
Bảo quản máy in trong điều kiện khí hậu Cà Mau
Cà Mau có độ ẩm cao, nhất là mùa mưa. Giấy in nhiệt để nơi ẩm sẽ bị mềm, dễ kẹt và bản in mờ. Anh chị nên cất giấy dự trữ trong túi kín, để nơi khô ráo, và không đặt máy in ngay dưới máy lạnh hay gần cửa mưa tạt.
Ngoài ra nên cắm máy in qua ổ cắm có chống sét lan truyền. Điện không ổn định là nguyên nhân khiến bo mạch máy in hỏng đột ngột.
Câu hỏi thường gặp
Máy in hóa đơn có in được tem mã vạch không?
Về lý thuyết có thể in mã vạch lên giấy bill, nhưng giấy bill không có keo nên không dán lên sản phẩm được, và bản in phai nhanh. Muốn dán tem thì cần máy in tem đúng nghĩa.
Máy in bill có cần mực không?
Không. Máy in bill dùng công nghệ in nhiệt, chỉ cần thay giấy. Đây là lý do chi phí vận hành thấp hơn máy in văn phòng thông thường.
Vì sao hóa đơn in ra bị mờ hoặc trắng trơn?
Thường do lắp ngược cuộn giấy, dùng sai loại giấy không phải giấy nhiệt, hoặc đầu in bị bám bụi. Anh chị thử lật ngược cuộn giấy và vệ sinh đầu in trước khi nghĩ tới hỏng máy.
Một máy in dùng chung cho nhiều máy tính được không?
Được, nếu máy in có cổng LAN hoặc WiFi. Với máy in USB thì phải chia sẻ qua một máy tính đóng vai trò máy chủ, cách này kém ổn định hơn.
Tawin có hỗ trợ cài đặt tại cửa hàng không?
Có. Tawin nhận lắp đặt và cấu hình máy in với phần mềm bán hàng của anh chị trong khu vực TP. Cà Mau và các huyện lân cận. Anh chị vui lòng gọi trước để hẹn lịch.
Cần tư vấn thêm, anh chị liên hệ Tawin
Anh chị có thể ghé trực tiếp cửa hàng để xem máy chạy thật, in thử hóa đơn và tem trước khi quyết định. Tawin cũng nhận kiểm tra, sửa chữa và cung cấp giấy in, decal, ribbon lâu dài.
- Tawin Thế Giới Số – 100 Ngô Quyền, phường An Xuyên, TP. Cà Mau
- Tư vấn và báo giá: 0949 211 242
- Hỗ trợ kỹ thuật: 0839 211 242
Xem thêm các thiết bị văn phòng đang có tại Tawin, hoặc liên hệ với Tawin để được tư vấn theo đúng mô hình kinh doanh của anh chị.
