Chia sẻ máy in và thư mục dữ liệu trong mạng LAN nội bộ: hướng dẫn từng bước trên Windows

Ở hầu hết cửa hàng và văn phòng nhỏ, chỉ một máy in phục vụ cho ba đến năm máy tính. Thay vì mỗi lần in lại phải sao chép file sang máy có cắm máy in, anh chị chỉ cần thiết lập chia sẻ trong mạng nội bộ một lần là xong.

Bài viết này chúng tôi hướng dẫn cả hai việc thường đi chung với nhau: chia sẻ máy in và chia sẻ thư mục dữ liệu, kèm cách xử lý những lỗi hay gặp nhất mà khách hàng thường gọi hỏi chúng tôi.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu

Có ba điều kiện bắt buộc, thiếu một trong ba thì các bước sau sẽ không chạy:

• Cùng một mạng: tất cả máy phải nối vào chung một modem hoặc switch. Máy cắm dây và máy dùng WiFi của cùng router vẫn xem là cùng mạng, miễn không bật tính năng tách mạng khách.
• Máy chủ luôn bật: máy tính cắm trực tiếp máy in phải đang mở khi máy khác muốn in. Đây là lý do nên chọn máy dùng nhiều nhất làm máy chủ.
• Máy in đã in được tại máy chủ: hãy in thử một trang từ máy chủ trước. Nếu máy chủ còn chưa in được thì việc chia sẻ chắc chắn thất bại.

Anh chị cũng nên ghi lại tên máy tính của máy chủ. Mở Settings, vào System, chọn About và xem dòng Device name. Tên này sẽ dùng ở bước kết nối.

Bước 1: Bật chức năng chia sẻ trên máy chủ

Trên máy cắm máy in, mở Control Panel, vào Network and Sharing Center, chọn Change advanced sharing settings. Trong phần Private, anh chị bật hai tùy chọn: Turn on network discovery và Turn on file and printer sharing.

Kéo xuống phần All Networks, tìm mục Password protected sharing. Đây là lựa chọn quan trọng nhất:

Với cửa hàng dùng mạng riêng, khách không vào được WiFi nội bộ, tắt bảo vệ bằng mật khẩu là cách nhanh và tiện nhất. Với văn phòng có dữ liệu kế toán, hợp đồng thì chúng tôi khuyên nên bật, và đặt mật khẩu cho tài khoản Windows trên máy chủ.

Bước 2: Chia sẻ máy in

Vẫn trên máy chủ, mở Control Panel, vào Devices and Printers. Nhấn chuột phải vào máy in đang dùng, chọn Printer properties, sang thẻ Sharing.

Tích vào Share this printer và đặt tên chia sẻ thật ngắn, không dấu, không khoảng trắng. Ví dụ đặt là MAYIN hoặc CANON2900 thay vì để nguyên tên dài mặc định. Tên có dấu hoặc có khoảng trắng là nguyên nhân rất phổ biến khiến máy khác không kết nối được.

Nếu trong văn phòng có máy dùng Windows 32-bit lẫn 64-bit, anh chị nhấn thêm Additional Drivers để cài driver cho cả hai kiến trúc, tránh việc máy kia đòi driver khi kết nối.

Bước 3: Kết nối máy in từ các máy còn lại

Trên máy cần in, nhấn tổ hợp Windows + R, gõ vào hai dấu gạch chéo ngược kèm tên máy chủ, ví dụ dạng gạch chéo ngược đôi rồi tới chữ MAYCHU, rồi nhấn Enter. Cửa sổ sẽ hiện danh sách những gì máy chủ đang chia sẻ.

Nhấn đôi vào biểu tượng máy in trong danh sách đó. Windows sẽ tự tải driver từ máy chủ và thêm máy in vào. Sau khi xong, anh chị in thử một trang và đặt máy in này làm mặc định nếu đây là máy in duy nhất.

Cách này nhanh hơn nhiều so với việc dùng Add printer rồi chờ Windows quét mạng, vì việc quét thường không tìm ra máy in chia sẻ.

Bước 4: Chia sẻ thư mục dữ liệu và cấp quyền đúng

Chia sẻ thư mục cũng tương tự nhưng cần chú ý phần quyền. Nhấn chuột phải vào thư mục muốn chia sẻ, chọn Properties, sang thẻ Sharing rồi nhấn Advanced Sharing.

Tích Share this folder, nhấn Permissions và chọn mức quyền phù hợp:

Lời khuyên từ kinh nghiệm của chúng tôi: đừng chia sẻ cả ổ đĩa D hay cả thư mục Desktop. Hãy tạo riêng một thư mục tên DULIEUCHUNG ở ổ D rồi chỉ chia sẻ thư mục đó. Cách này giúp anh chị biết chính xác dữ liệu nào đang mở ra mạng, và khi có sự cố cũng dễ khoanh vùng.

Để khỏi phải gõ đường dẫn mỗi lần, ở máy con anh chị nhấn chuột phải vào thư mục chia sẻ và chọn Map network drive. Thư mục sẽ hiện thành một ổ đĩa trong This PC, dùng như ổ đĩa bình thường.

Xử lý các lỗi thường gặp

Đây là những tình huống khách hàng gọi chúng tôi nhiều nhất, xếp theo tần suất:

• Không thấy máy chủ trong mạng: thường do dịch vụ Function Discovery bị tắt. Mở Services, tìm hai dịch vụ Function Discovery Provider Host và Function Discovery Resource Publication, đặt về Automatic rồi khởi động. Cách nhanh hơn là gõ trực tiếp tên máy chủ thay vì tìm trong danh sách.
• Báo lỗi 0x0000011b khi kết nối: đây là lỗi do bản cập nhật bảo mật của Windows liên quan tới việc in qua mạng. Chúng tôi đã có bài riêng hướng dẫn xử lý lỗi này trên website.
• Đòi tài khoản và mật khẩu mà nhập không vào: tài khoản cần nhập là tài khoản Windows của máy chủ, không phải tài khoản máy hiện tại. Nếu máy chủ đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, hãy dùng địa chỉ email đó làm tên đăng nhập.
• In được lúc đầu rồi mất kết nối: khả năng cao địa chỉ IP của máy chủ bị đổi sau khi khởi động lại modem. Giải pháp là vào trang quản trị router đặt IP tĩnh cho máy chủ.
• Lệnh in nằm im trong hàng đợi: vào Services, khởi động lại dịch vụ Print Spooler trên cả máy chủ và máy con, sau đó xóa các lệnh in cũ đang treo.

Nếu văn phòng có nhiều máy và anh chị không muốn phụ thuộc vào một máy tính luôn phải bật, giải pháp bền hơn là dùng máy in có cổng mạng hoặc WiFi rồi cho từng máy kết nối trực tiếp tới máy in. Lúc đó máy in trở thành một thiết bị độc lập trong mạng. Anh chị có thể xem các mẫu tại chuyên mục máy in, và nếu cần mở rộng số cổng mạng thì tham khảo thêm thiết bị mạng.

Câu hỏi thường gặp

Máy chủ tắt thì máy khác còn in được không?

Không. Khi chia sẻ qua máy tính, mọi lệnh in đều đi qua máy chủ nên máy đó buộc phải đang mở. Nếu anh chị cần in bất cứ lúc nào mà không phụ thuộc máy nào cả, hãy dùng máy in có sẵn cổng mạng hoặc WiFi.

Chia sẻ dữ liệu trong mạng LAN có an toàn không?

An toàn trong phạm vi mạng nội bộ, miễn là WiFi của anh chị có mật khẩu mạnh và khách không dùng chung mạng với máy làm việc. Chúng tôi vẫn khuyên tách một mạng riêng cho khách, và không bao giờ đặt thư mục chứa dữ liệu kế toán ở mức quyền Full Control.

Máy dùng Windows 11 chia sẻ với Windows 10 được không?

Được, các bước hoàn toàn giống nhau, chỉ khác vị trí menu một chút vì Windows 11 đã chuyển nhiều mục sang ứng dụng Settings. Anh chị vẫn có thể mở Control Panel như cũ bằng cách tìm từ khóa Control Panel ở thanh tìm kiếm.

Có nên dùng ổ cứng mạng thay cho chia sẻ thư mục?

Nếu văn phòng từ năm máy trở lên và dữ liệu quan trọng, một thiết bị lưu trữ mạng sẽ tiện và an toàn hơn vì nó luôn bật, có phân quyền rõ ràng và hỗ trợ sao lưu tự động. Với hai đến ba máy thì chia sẻ thư mục vẫn là cách đơn giản và tiết kiệm nhất.

Nếu anh chị đã làm theo hướng dẫn mà máy vẫn không kết nối được, đừng mất thời gian thử tiếp, hãy gọi cho chúng tôi theo số hỗ trợ kỹ thuật 0839 211 242. Chúng tôi có thể hỗ trợ từ xa hoặc nhận thiết lập tại chỗ cho cả văn phòng. Cửa hàng chúng tôi ở 100 Ngô Quyền, phường An Xuyên, TP. Cà Mau, mở cửa 7h30 – 17h.