Quản lý bán hàng
In đơn hàng sàn thương mại điện tử cho shop online ở Cà Mau: chọn máy in tem, khổ giấy và cách in nhanh
Bán hàng online ở Cà Mau giờ không còn là chuyện nhỏ lẻ: một shop quần áo, mỹ phẩm hay đồ điện tử ngày đóng vài chục đơn là bình thường. Và điểm nghẽn thường nằm ở khâu in phiếu gửi hàng: viết tay thì sai địa chỉ, in bằng máy in A4 thì tốn giấy, phải cắt dán, mất cả buổi tối. Bài này chúng tôi nói rõ nên dùng loại máy in nào, khổ giấy nào, và cách in nhanh từ Shopee, TikTok Shop, Lazada.
Ba cách in phiếu gửi hàng và vì sao máy in nhiệt thắng
Có ba cách các shop đang làm. Cách thứ nhất là in trên giấy A4 bằng máy in laser hoặc phun, mỗi tờ được 2-4 phiếu, in xong cắt ra rồi dán keo trong lên thùng. Cách này dùng được nhưng chậm, tốn giấy và mực, và bản in dễ nhòe khi gặp nước.
Cách thứ hai là viết tay theo mẫu vận đơn của đơn vị vận chuyển. Chỉ phù hợp khi ngày dưới mươi đơn, rủi ro cao vì sai một ký tự trong mã đơn là hàng đi lạc, và bên vận chuyển ngày càng yêu cầu mã vạch quét được.
Cách thứ ba là máy in nhiệt khổ tem, in ra một miếng tem dán trực tiếp lên kiện hàng. Đây là cách các shop đóng từ 20 đơn mỗi ngày trở lên đều chuyển sang, vì mỗi phiếu chỉ mất một hai giây, không cần mực, không cần cắt dán, và mã vạch in ra sắc nét để bưu cục quét một lần là xong.
| Cách in | Tốc độ | Chi phí mỗi đơn | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Máy in A4 laser hoặc phun | Chậm, phải cắt dán | Giấy và mực, cộng thời gian | Shop dưới 10-15 đơn mỗi ngày, đã có máy in sẵn |
| Viết tay vận đơn | Rất chậm | Gần bằng không nhưng dễ sai | Bán lai rai vài đơn mỗi ngày |
| Máy in nhiệt khổ tem | 1-2 giây mỗi phiếu | Chỉ tiền giấy tem, không mực | Shop từ 20 đơn mỗi ngày trở lên |
Máy in nhiệt, máy in bill và máy in mã vạch khác nhau ra sao
Đây là chỗ nhiều bạn mua sai ngay từ đầu. Cả ba đều dùng công nghệ in nhiệt trực tiếp, nhưng thiết kế cho việc khác nhau.
- Máy in bill in trên giấy cuộn nhiệt khổ 58 hoặc 80 mm, dùng để in hóa đơn tính tiền cho quán, tạp hóa. Giấy này không có lớp keo nên không dán được lên thùng hàng, và bản in mờ dần theo thời gian.
- Máy in tem nhiệt (máy in vận đơn) in trên giấy decal có sẵn keo, cắt sẵn theo từng tem, khổ phổ biến cho vận đơn là 100 x 150 mm. Đây chính là loại bạn cần cho bán hàng online.
- Máy in mã vạch chuyển nhiệt dùng thêm ruy băng mực, in lên tem nhựa hoặc tem giấy bền, chữ không phai theo nhiệt. Loại này dành cho tem tài sản, tem kho lâu dài, tem chịu nhiệt, đắt hơn và không cần thiết cho vận đơn.
Nếu shop bạn vừa bán online vừa có mặt bằng bán tại chỗ, thường sẽ cần hai máy: một máy in tem cho vận đơn và một máy in bill cho hóa đơn khách mua trực tiếp. Bạn xem qua nhóm máy in bill để hình dung, và hỏi chúng tôi để chọn đúng cặp thiết bị theo cách bán của bạn.
Chọn khổ giấy và loại giấy tem
Khổ chuẩn cho vận đơn các sàn hiện nay là 100 x 150 mm, tương ứng máy in tem khổ 4 inch. Đây là khổ mà mẫu in của Shopee, TikTok Shop, Lazada, GHTK, Viettel Post đều hỗ trợ sẵn, nên chọn khổ này bạn không phải chỉnh gì nhiều.
Giấy tem có hai dạng: cuộn và xếp lớp. Dạng cuộn gọn, phù hợp máy để bàn nhỏ; dạng xếp lớp tiện khi in số lượng lớn liên tục. Nên chọn giấy ba lớp có lớp bảo vệ nhiệt, mặt in nhẵn, vì giấy rẻ quá hay bị: bản in mờ, dính đầu in làm hỏng đầu in, hoặc keo dính không chắc nên tem bong khi hàng đi đường xa và gặp mưa. Ở miền Tây độ ẩm cao, tem bong là lỗi chúng tôi nghe khách phản ánh nhiều nhất, và gần như luôn do giấy.
Một mẹo nhỏ: mua giấy đúng khổ máy, đừng mua khổ lớn hơn rồi để máy tự căn, vì lệch một hai milimét là mã vạch bị cắt và bưu cục không quét được.
In nhanh từ Shopee, TikTok Shop và Lazada
Quy trình gọn nhất mà chúng tôi hướng dẫn khách:
- Cài driver máy in tem trên máy tính, vào phần thiết lập máy in đặt khổ giấy 100 x 150 mm làm khổ mặc định.
- Trong kênh người bán của sàn, chọn tất cả đơn cần giao, bấm in phiếu gửi hàng. Sàn sẽ xuất một file PDF gộp nhiều đơn.
- Khi cửa sổ in hiện ra, chọn đúng máy in tem, chọn khổ 100 x 150 mm, và đặt tỷ lệ là 100% hoặc Actual size, tuyệt đối không để Fit to page vì nó co nhỏ mã vạch.
- Kiểm tra bản xem trước: mã vạch phải nằm gọn trong tem, không bị cắt hai đầu. In thử một tem trước khi in cả loạt.
- Bấm in một lần cho cả loạt, dán tem theo thứ tự rồi đối chiếu lại với danh sách đơn.
Nếu bạn dùng phần mềm quản lý bán hàng nhiều sàn, phần lớn đều có sẵn mục chọn máy in tem và in hàng loạt, tiện hơn vào từng sàn. Còn nếu bán qua Facebook, Zalo thì tạo đơn trên trang của đơn vị vận chuyển rồi in vận đơn từ đó, cũng cùng khổ 100 x 150 mm.
Chuẩn bị máy tính và mạng cho khâu đóng đơn
Máy in tem không đòi hỏi máy tính mạnh, nhưng khâu đóng đơn sẽ trôi hơn nếu bạn chuẩn bị ba thứ. Thứ nhất là một máy tính có SSD, vì mở trình duyệt với nhiều tab kênh người bán trên máy còn ổ cứng cơ rất chậm; một chiếc máy văn phòng phổ thông là đủ, xem nhóm laptop văn phòng hoặc để chúng tôi lắp một bộ máy bàn gọn cho góc đóng hàng.
Thứ hai là mạng ổn định ở khu vực đóng đơn, vì tải file PDF vận đơn và quét mã đều cần mạng; nếu góc kho nằm xa modem, một bộ mở rộng sóng hoặc đi thêm một đường dây LAN sẽ đỡ hơn nhiều, bạn xem nhóm thiết bị mạng.
Thứ ba là một máy quét mã vạch cầm tay nếu shop bạn có kho: quét tem trước khi bàn giao cho shipper giúp bạn phát hiện ngay đơn nhầm hàng, và đối chiếu số lượng bàn giao cuối ngày. Ngoài ra nên giữ sẵn một hai cuộn giấy tem dự phòng, vì hết giấy đúng lúc cao điểm là mất cả buổi.
Câu hỏi thường gặp
Máy in nhiệt có cần mua mực không?
Không. Máy in nhiệt trực tiếp làm đen giấy bằng nhiệt, bạn chỉ mua giấy tem. Đây là lý do chi phí mỗi đơn rất thấp so với in A4.
Bản in trên tem nhiệt có bị phai không?
Có, tem nhiệt sẽ mờ dần nếu phơi nắng hoặc để nơi nóng nhiều tháng. Với vận đơn thì không sao vì chỉ dùng vài ngày. Nếu bạn cần tem lưu kho lâu dài thì mới cần máy in chuyển nhiệt dùng ruy băng mực.
In được từ điện thoại không?
Một số mẫu máy in tem có Bluetooth hoặc WiFi và ứng dụng riêng nên in từ điện thoại được. Tuy vậy in hàng loạt nhiều đơn vẫn nhanh và ít sai hơn khi làm trên máy tính.
Cửa hàng có cài đặt và hướng dẫn in giúp không?
Có. Chúng tôi cài driver, đặt sẵn khổ giấy chuẩn, in thử với đúng tài khoản sàn của bạn và hướng dẫn nhân viên quy trình in hàng loạt, để bạn dùng được ngay hôm nhận máy.
Nếu bạn đang cân nhắc chuyển từ in A4 sang máy in tem, hoặc chưa biết nên lấy máy khổ nào và giấy nào, cứ gọi cho chúng tôi để được tư vấn theo số đơn thực tế mỗi ngày: hỗ trợ kỹ thuật 0839 211 242. Cửa hàng Tawin Thế Giới Số tại 100 Ngô Quyền, phường An Xuyên, TP. Cà Mau, mở cửa 7h30 đến 17h, có sẵn máy in để bạn in thử trực tiếp trước khi quyết định, và bạn cũng có thể xem trước các dòng trong nhóm máy in.
