Tin kỹ thuật
Máy in đa chức năng cho văn phòng nhỏ: nên chọn máy phun hay máy laser?
Một văn phòng nhỏ, một phòng khám, hay một công ty vài người thường không cần tới ba thiết bị riêng cho in, scan và photo. Máy in đa chức năng gộp cả ba vào một, tiết kiệm chỗ và tiền. Nhưng đứng trước hai lựa chọn máy phun và máy laser với mức giá chênh nhau khá nhiều, rất nhiều khách hàng của chúng tôi chọn sai và phải chịu chi phí mực đắt đỏ suốt nhiều năm sau đó.
Máy in đa chức năng gồm những gì?
Một máy đa chức năng, thường được gọi tắt là máy AIO, tích hợp tối thiểu ba việc: in, scan và copy. Nhiều model có thêm khay nạp giấy tự động cho phép scan xấp tài liệu mà không phải đặt từng tờ, và một số dòng vẫn giữ chức năng fax.
Hai tính năng đáng tiền mà bạn nên để ý khi chọn máy cho văn phòng là in hai mặt tự động và kết nối mạng. In hai mặt tự động giúp tiết kiệm một nửa lượng giấy và thời gian. Kết nối mạng qua dây LAN hoặc WiFi cho phép mọi máy tính trong phòng dùng chung một máy in mà không cần cắm dây từng máy hay để một máy tính luôn bật để chia sẻ.
Máy phun và máy laser khác nhau ở đâu?
Cách hoạt động khác nhau dẫn tới toàn bộ trải nghiệm sử dụng khác nhau. Máy phun bắn mực lỏng lên giấy, máy laser dùng bột mực nung chảy bám vào giấy. Bảng sau tóm tắt những khác biệt thực tế nhất.
| Tiêu chí | Máy in phun | Máy in laser |
|---|---|---|
| Giá máy ban đầu | Thấp hơn ở cùng tính năng | Cao hơn |
| Chi phí trên mỗi trang đen trắng | Thấp nếu dùng máy bình mực liên tục | Rất thấp và ổn định |
| Tốc độ in văn bản | Chậm hơn | Nhanh, ổn định khi in số lượng lớn |
| In màu và in ảnh | Tốt, màu chuyển mượt | Đủ dùng cho biểu đồ, kém hơn khi in ảnh |
| Khi ít dùng, để lâu | Dễ khô mực, tắc đầu phun | Không ảnh hưởng, bật lên là in |
| Bản in gặp nước | Dễ nhòe nếu không dùng mực chống nước | Không nhòe |
Chọn theo cách bạn thực sự in, không theo cảm giác
Câu hỏi quyết định không phải “máy nào tốt hơn” mà là “mỗi tháng bạn in bao nhiêu trang, và có bao nhiêu trang màu”. Chúng tôi thường gợi ý như sau.
Nếu bạn in chủ yếu văn bản đen trắng, từ vài trăm trang mỗi tháng trở lên, máy laser gần như luôn là lựa chọn đúng. Chi phí mỗi trang thấp, máy chạy bền khi in liên tục và không lo khô mực.
Nếu bạn in ít, khoảng dưới một trăm trang mỗi tháng nhưng cần in màu đẹp cho tờ rơi, menu, hình sản phẩm, thì máy phun bình mực liên tục hợp lý hơn. Điểm cần lưu ý là phải in đều đặn, tối thiểu vài lần mỗi tuần, để đầu phun không bị khô.
Nếu bạn in không đều, có tháng nhiều tháng ít, và không cần màu chất lượng cao, máy laser đen trắng vẫn là lựa chọn ít rủi ro nhất. Đây là kiểu sử dụng phổ biến nhất ở các văn phòng nhỏ mà chúng tôi phục vụ.
Những chi phí ẩn cần tính trước khi mua
Giá máy chỉ là phần nổi. Trước khi chọn, hãy hỏi rõ ba con số: giá hộp mực hoặc chai mực chính hãng, số trang in được trên mỗi hộp, và giá của trống mực nếu là máy laser.
Trống mực là bộ phận nhiều người không biết. Với máy laser, ngoài hộp mực còn có trống, tuổi thọ thường vài chục nghìn trang, và khi thay có thể tốn bằng một phần đáng kể giá máy. Một số dòng gộp trống vào hộp mực nên thay mực là thay luôn trống, giá mực cao hơn nhưng không phải lo thêm.
Với máy phun bình mực liên tục, hãy hỏi giá một bộ bốn màu và số trang ước tính. Đây là dòng có chi phí mỗi trang thấp nhất trong nhóm máy phun, nhưng chỉ khi bạn dùng mực chính hãng, vì mực trôi nổi là nguyên nhân số một gây tắc đầu phun mà chúng tôi tiếp nhận sửa chữa.
Kết nối và lắp đặt cho văn phòng nhiều máy
Nếu văn phòng bạn có từ ba máy tính trở lên, hãy ưu tiên máy có cổng LAN. Cắm máy in thẳng vào bộ chia mạng và cài theo địa chỉ IP là cách chạy ổn định nhất, không phụ thuộc vào việc máy tính nào đang bật.
Nên đặt địa chỉ IP tĩnh cho máy in, nếu không sau mỗi lần khởi động lại bộ phát WiFi, địa chỉ có thể đổi và toàn bộ máy tính trong phòng sẽ báo lỗi không in được. Đây là nguyên nhân của rất nhiều cuộc gọi kỹ thuật mà chúng tôi nhận được, và cũng là thứ chỉ mất vài phút để cấu hình đúng ngay từ đầu.
Bạn có thể tham khảo các mẫu máy đang có tại danh mục máy in, mực và vật tư đi kèm tại danh mục phụ kiện máy in, còn bộ chia mạng và thiết bị phát WiFi cho văn phòng tại danh mục thiết bị mạng.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng 5 người nên chọn máy nào?
Với nhu cầu phổ biến là in hợp đồng, báo giá, biểu mẫu, chúng tôi thường tư vấn máy laser đa chức năng đen trắng có LAN và in hai mặt tự động. Nếu thỉnh thoảng cần in màu, in ngoài tiệm vài tờ vẫn rẻ hơn nuôi một máy màu.
Máy in phun để lâu không dùng bị tắc thì xử lý sao?
Chạy chức năng vệ sinh đầu phun trong phần mềm của máy, thường một đến hai lần là thông. Nếu chạy quá ba lần vẫn không cải thiện, nên mang máy tới kiểm tra thay vì chạy tiếp, vì mỗi lần vệ sinh đều tiêu tốn một lượng mực đáng kể.
Có nên mua máy in cũ để tiết kiệm không?
Có thể, nếu là máy laser đen trắng của các hãng phổ biến và bạn kiểm tra được số trang đã in cùng tình trạng trống mực. Chúng tôi thường không khuyến khích mua máy phun cũ, vì đầu phun là bộ phận hao mòn và chi phí thay thế có khi gần bằng giá máy mới.
Scan tài liệu nhiều trang thành một file PDF được không?
Được, với máy có khay nạp giấy tự động thì bạn đặt cả xấp vào và chọn chế độ scan thành một file PDF nhiều trang. Nếu máy chỉ có mặt kính, bạn vẫn scan từng tờ rồi ghép lại bằng phần mềm, chỉ mất thời gian hơn.
Chọn máy in đúng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm cho bạn nhiều hơn khoản chênh lệch giá máy rất nhiều lần. Nếu bạn nói cho chúng tôi biết mỗi tháng in khoảng bao nhiêu trang và in những gì, chúng tôi sẽ gợi ý một hai model phù hợp thay vì để bạn tự chọn giữa hàng chục mẫu. Gọi hotline kỹ thuật 0839 211 242 hoặc ghé Tawin Thế Giới Số tại 100 Ngô Quyền, phường An Xuyên, TP. Cà Mau, mở cửa 7h30 đến 17h. Chúng tôi nhận lắp đặt, cài đặt chia sẻ máy in qua mạng và hướng dẫn nhân viên sử dụng tại chỗ.
