Rất nhiều chủ quán ăn và tạp hóa ở Cà Mau tìm đến chúng tôi với cùng một câu hỏi: muốn bỏ sổ tay ghi chép, chuyển sang máy tính tiền thì cần mua những gì và tốn khoảng bao nhiêu. Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô, nhưng bộ khung thì giống nhau. Bài viết này liệt kê đầy đủ từng thành phần, giải thích cái nào bắt buộc, cái nào có thể bỏ, để bạn không mua thừa cũng không thiếu.

Bộ máy tính tiền cho quán ăn, tạp hóa tại Cà Mau: cần những thiết bị gì? — Case máy tính để bàn

Một bộ máy tính tiền gồm những gì?

Về cơ bản, bộ máy tính tiền có bốn nhóm: thiết bị chạy phần mềm, thiết bị in, thiết bị nhập liệu và thiết bị lưu tiền. Tùy mô hình kinh doanh mà bạn cần đủ bốn nhóm hay chỉ hai ba nhóm.

Thành phần	Vai trò	Quán ăn	Tạp hóa
Máy tính hoặc máy POS	Chạy phần mềm bán hàng	Cần	Cần
Máy in hóa đơn (in bill)	In phiếu tính tiền cho khách	Cần	Cần
Máy quét mã vạch	Quét mã sản phẩm để tính tiền nhanh	Ít dùng	Rất cần
Két đựng tiền	Mở tự động khi in bill, quản lý tiền mặt	Nên có	Nên có
Máy in tem mã vạch	In tem dán lên hàng chưa có mã	Không cần	Cần nếu bán hàng cân, hàng lẻ
Máy in bếp	In phiếu xuống bếp hoặc quầy pha chế	Nên có nếu quán đông	Không cần

Chọn thiết bị chạy phần mềm: máy POS, máy tính bàn hay máy tính bảng?

Có ba hướng, mỗi hướng hợp với một kiểu quán khác nhau. Máy POS all-in-one là máy chuyên dụng gọn gàng, màn hình cảm ứng, ít dây, thích hợp quầy nhỏ và nhìn chuyên nghiệp. Máy tính bàn thông thường có chi phí thấp hơn ở cùng cấu hình và dễ sửa chữa, nâng cấp, phù hợp quầy có đủ chỗ đặt.

Máy tính bảng hoặc điện thoại dùng phần mềm bán hàng trên nền web là hướng tiết kiệm nhất, phù hợp quán nhỏ hoặc bán mang đi. Hạn chế là màn hình nhỏ, thao tác nhanh sẽ dễ nhầm khi đông khách, và phụ thuộc hoàn toàn vào mạng.

Về cấu hình, phần mềm bán hàng không đòi hỏi máy mạnh. Một máy tính có ổ cứng SSD và bộ nhớ 8GB là chạy mượt cho phần lớn nhu cầu. Điều quan trọng hơn cấu hình là ổ SSD, vì máy khởi động nhanh và phần mềm mở tức thì, tránh cảnh khách đứng chờ. Bạn có thể xem các mẫu máy tại danh mục laptop văn phòng hoặc chọn linh kiện ráp máy bàn tại danh mục linh kiện máy tính.

Máy in bill: khổ giấy nào và kết nối ra sao?

Máy in hóa đơn nhiệt là loại phổ biến nhất vì không tốn mực, chỉ tốn giấy nhiệt cuộn. Có hai khổ giấy thông dụng là 58mm và 80mm. Khổ 58mm gọn và rẻ hơn, hợp quán nhỏ, hóa đơn ít dòng. Khổ 80mm in được nhiều thông tin trên một dòng, chữ dễ đọc hơn, và là lựa chọn tiêu chuẩn cho quán ăn cần in kèm tên món dài.

Về kết nối, cổng USB đơn giản nhất nếu chỉ có một máy tính tiền. Nếu bạn có nhiều điểm thu ngân hoặc muốn in phiếu xuống bếp từ máy khác, hãy chọn máy có cổng LAN để nối vào mạng. Máy in bill có LAN cũng cho phép in từ điện thoại, tiện khi nhân viên nhận đơn tại bàn.

Một chi tiết nhỏ hay bị bỏ sót: két đựng tiền thường được mở bằng cách cắm dây vào cổng RJ11 trên máy in bill. Nên khi mua két, hãy đảm bảo máy in của bạn có cổng này. Các mẫu máy in hóa đơn chúng tôi có sẵn nằm ở danh mục máy in bill.

Máy quét mã vạch và in tem cho tạp hóa

Với tạp hóa, máy quét mã vạch là thứ thay đổi tốc độ bán hàng rõ rệt nhất. Máy quét một tia là đủ và rẻ nhất, phù hợp hàng đóng gói có mã in sẵn. Máy quét đa tia đắt hơn nhưng quét được ở nhiều góc, thao tác nhanh hơn khi khách mua nhiều món.

Máy in tem mã vạch cần thiết khi bạn bán hàng cân ký, hàng chia lẻ hoặc hàng nhập không có mã. Bạn tự tạo mã trong phần mềm, in tem dán lên sản phẩm, sau đó quét như hàng thường. Nếu quán bạn chỉ bán hàng có sẵn mã của nhà sản xuất thì chưa cần đầu tư khoản này.

Phần mềm bán hàng và chuyện xuất hóa đơn

Phần mềm là phần quyết định trải nghiệm hằng ngày nhiều hơn cả phần cứng. Khi chọn, bạn nên kiểm tra bốn điều: có bán được khi mất mạng hay không, báo cáo doanh thu và tồn kho có dễ đọc không, có quản lý được nhiều nhân viên với phân quyền riêng không, và chi phí duy trì hằng năm là bao nhiêu.

Nếu hộ kinh doanh của bạn thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hãy hỏi rõ phần mềm có kết nối được với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hay không trước khi mua thiết bị. Quy định về đối tượng áp dụng có thể thay đổi theo từng thời điểm, nên bạn nên hỏi thêm cơ quan thuế địa phương hoặc đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để nắm chính xác trường hợp của mình.

Những khoản dễ bị bỏ quên khi dự trù

Ngoài thiết bị chính, hãy tính thêm vài khoản nhỏ nhưng cần thiết. Giấy in nhiệt và tem là chi phí lặp lại hằng tháng. Dây mạng và ổ cắm điện có chống sét cho khu vực quầy. Và quan trọng với Cà Mau: một bộ lưu điện.

Khu vực hay cúp điện đột ngột thì bộ lưu điện không phải xa xỉ. Nó giúp bạn tính xong hóa đơn đang dở, lưu dữ liệu và tắt máy đúng cách thay vì mất dữ liệu ca bán hàng. Chi phí một bộ lưu điện cơ bản thấp hơn nhiều so với công sức dựng lại sổ sách một ngày bán. Bạn có thể xem tại danh mục bộ lưu điện.

Câu hỏi thường gặp

Quán nhỏ mới mở nên bắt đầu với bộ tối thiểu nào?

Một máy tính đã có sẵn hoặc máy tính bảng, cộng một máy in bill khổ 80mm, cộng phần mềm bán hàng. Bấy nhiêu là đủ để bán và có báo cáo doanh thu. Két tiền và máy quét có thể bổ sung sau khi quán đã ổn định.

Đang dùng sổ tay, chuyển sang máy có mất nhiều thời gian nhập liệu không?

Phần tốn công nhất là nhập danh mục hàng hóa và giá lần đầu. Với tạp hóa vài trăm mặt hàng, bạn có thể nhập theo đợt, ưu tiên nhóm bán chạy trước. Phần lớn phần mềm cho phép nhập hàng loạt từ file bảng tính, nên nếu bạn đã có danh sách sẵn thì nhanh hơn nhiều.

Máy in bill dùng giấy nhiệt có phải thay mực không?

Không. Máy in nhiệt in bằng nhiệt trực tiếp lên giấy chuyên dụng nên chỉ cần thay cuộn giấy. Đổi lại, bản in trên giấy nhiệt sẽ mờ dần theo thời gian, nên hóa đơn cần lưu lâu thì bạn vẫn nên lưu bản mềm trong phần mềm.

Tawin có lắp đặt và hướng dẫn sử dụng tại quán không?

Có. Chúng tôi lắp đặt, kết nối máy in với phần mềm, cấu hình két tiền và hướng dẫn nhân viên thao tác cơ bản tại chỗ trong khu vực thành phố Cà Mau, để bạn bán được ngay chứ không phải tự mò.

Nếu bạn đang tính chuyển quán sang máy tính tiền, cách nhanh nhất là cho chúng tôi biết bạn bán gì, mỗi ngày khoảng bao nhiêu đơn và quầy rộng cỡ nào. Từ đó chúng tôi sẽ dựng một danh sách thiết bị vừa đủ kèm mức chi phí cụ thể, thay vì tư vấn chung chung. Gọi hotline kỹ thuật 0839 211 242 hoặc ghé Tawin Thế Giới Số tại 100 Ngô Quyền, phường An Xuyên, TP. Cà Mau, mở cửa từ 7h30 đến 17h. Bạn có thể tới xem và thao tác thử máy trực tiếp trước khi quyết định.